Fulfillment-Checkliste für Shopify-Händler

Erfolgreiches Fulfillment ist der Schlüssel zu zufriedenen Kunden und einem effizienten Shopify-Shop. Hier sind die wichtigsten Schritte aus der Checkliste, um Ihre Prozesse zu optimieren:

• Bestellabwicklung: Automatisieren Sie den Bestellstatus, testen Sie Zahlungs- und Versandprozesse regelmäßig und reduzieren Sie Fehler.

• Bestandskontrolle: Nutzen Sie Echtzeit-Updates, Warnmeldungen und Tools wie Shopify Flow, um Überverkäufe zu vermeiden und Lagerbestände effizient zu verwalten.

• Lagerorganisation: Optimieren Sie Lagerlayouts durch Zoneneinteilung und kürzere Laufwege für eine schnellere Bearbeitung.

• Verpackung & Versand: Wählen Sie nachhaltige Verpackungen, bieten Sie transparente Versandoptionen und nutzen Sie automatische Etikettenerstellung.

• Retourenmanagement: Klare Richtlinien und strukturierte Prozesse sorgen für schnelle Rückerstattungen und stärken die Kundenbindung.

• Performance-Tracking: Überwachen Sie Kennzahlen wie Lieferqualität und Retourenquote, um Schwachstellen zu erkennen und zu verbessern.

Tipp: Das ROYCE Dashboard und Shopify-Tools helfen Ihnen, alle Abläufe zentral zu steuern und Fehler zu minimieren. Mit diesen Maßnahmen steigern Sie Effizienz, sparen Kosten und verbessern die Kundenzufriedenheit.

Bestellabwicklung

Bestellstatus verwalten

Shopify-Bestellungen durchlaufen drei klar definierte Phasen, die sorgfältig verfolgt werden sollten:

Automatisierte Benachrichtigungen helfen dabei, das Team über neue Bestellungen und notwendige Schritte zu informieren. Das reduziert manuelle Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Sobald der Bestellstatus überwacht wird, kann die Zahlungsabwicklung in den Fokus rücken.

Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung in Shopify umfasst mehrere Status:

• Ausstehend: Zeigt Bestellungen an, bei denen alternative Zahlungsmethoden oder ein Zahlungsziel genutzt werden.

• Autorisiert: Die Zahlungsdaten wurden geprüft, aber der Betrag wurde noch nicht eingezogen.

• Bezahlt: Die Zahlung wurde erfolgreich abgeschlossen.

• Teilweise bezahlt: Gilt für Bestellungen mit manuell erfassten Teilzahlungen.

Besondere Aufmerksamkeit erfordern Bestellungen mit Zahlungszielen, da hier eine genauere Überwachung nötig ist.

Testbestellungen einrichten

Testbestellungen sind ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass der gesamte Ablauf – von der Zahlung bis zur Lieferung – korrekt funktioniert.

• Versandkostenberechnung
  

  Überprüfen Sie Versandkosten in verschiedenen Szenarien, z. B.:

  • Standardversand innerhalb Deutschlands

  • Express-Versandoptionen

  • Versand ins Ausland

• Tracking-System
  

  Testen Sie, ob:

  • Tracking-Nummern korrekt generiert werden

  • Tracking-Informationen an Kunden übermittelt werden

  • Die Integration mit Versanddienstleistern problemlos läuft

• Automatisierungen
  

  Überprüfen Sie regelmäßig automatisierte Prozesse wie:

  • Zahlungserfassung

  • Versandbestätigungen

  • Statusaktualisierungen

Es ist besonders wichtig, diese Tests nach System-Updates oder Änderungen an den Prozessen durchzuführen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.

Bestandskontrolle

Echtzeit-Bestandsaktualisierungen

Ein System für Echtzeit-Bestandsaktualisierungen kann über 10 Stunden pro Monat einsparen, da manuelle Eingaben entfallen.

Wichtige Elemente der Bestandsüberwachung:

"Having all our tooling and commerce data unified in a single platform was a real driving factor. All our sales channels display the same stock availability, and we can run a promotion online and in-store concurrently without worrying about overselling."
– Alexandra McNab, COO von Bared Footwear

Mit aktuellen Bestandsdaten lässt sich auch der Lagerraum effizienter nutzen, was die Organisation im Lager besonders wichtig macht.

Lagerorganisation

In Europa liegt die durchschnittliche Lagerplatzauslastung bei nur 2,4%. Um den vorhandenen Raum besser zu nutzen, hilft eine durchdachte Lagerorganisation. Diese umfasst:

• Zoneneinteilung: Platzierung von Schnelldrehern in gut zugänglichen Bereichen.

• Wegoptimierung: Kürzere Laufwege für häufig benötigte Artikel.

• Flexible Lagersysteme: Anpassung an schwankende Nachfrage.

Ein optimiertes Layout sorgt für schnelleres Picking und weniger Fehler. Technologien wie RFID-Tags und QR-Codes erhöhen zusätzlich die Genauigkeit der Bestandsführung.

Bestandsmanagement-Tools

Shopify bietet praktische Werkzeuge für die Bestandsverwaltung:

1. Shopify Flow
   

   Automatisiert wichtige Aufgaben, darunter:

   • Nachbestellungen bei niedrigen Beständen

   • Ausblenden nicht verfügbarer Produkte

   • Bestandswarnungen

2. POS-Integration
   

   Unterstützt eine reibungslose Verwaltung von:

   • Wareneingängen

   • Bestandsprüfungen

   • Verkaufsprognosen

"Shopify has evolved with us…When we expanded into physical retail, everything worked together as one unified system - from inventory to loyalty rewards to customer data. That's what makes it special. We can focus on serving our customers, not managing separate systems."
– Kenny Haisfield, Founder of Kenny Flowers

Ein Beispiel: Durch die Nutzung von Shopify POS konnte TeSelskabet seinen Umsatz um 25% steigern und Überverkäufe vermeiden.

Shopify Fulfillment - So optimierst Du deine Versandprozesse

Verpackung und Versand

Nach einer effizienten Bestandskontrolle steht ein reibungsloser Verpackungs- und Versandprozess an.

Verpackung, die überzeugt

Die richtige Verpackung ist entscheidend für zufriedene Kunden. Hier sind einige wichtige Punkte:

Die optimale Verpackungsgröße spart nicht nur Versandkosten, sondern schont auch Ressourcen. Eine durchdachte Verpackung ist der erste Schritt – danach geht es um die richtigen Versandoptionen.

Versandoptionen, die passen

Passende Versandoptionen sorgen für ein nahtloses Einkaufserlebnis. Achten Sie auf:

• Klare Angaben zur Lieferzeit

• Versandkosten, die sich an Warenwert und Zielregion orientieren

• Internationale Optionen, die Zoll- und Einfuhrbestimmungen berücksichtigen

Wenn Sie Lieferzeiten und -kosten transparent kommunizieren, schaffen Sie Vertrauen und reduzieren Rückfragen im Kundenservice.

Effizientes Versandetiketten-System

Ein durchdachtes System für Versandetiketten sorgt für einen reibungslosen Ablauf:

1. Automatische Etikettenerstellung

Versand-Apps erstellen Etiketten direkt aus Shopify-Bestellungen. Empfängerdaten werden automatisch übernommen, und Tracking-Nummern werden sofort generiert.

2. Tracking-Informationen

Kunden profitieren von:

• Automatischen Versandbenachrichtigungen

• Echtzeit-Sendungsverfolgung

• Einer individuell gestalteten Tracking-Seite im Shop

3. Qualitätskontrolle

Vor dem Versand sollten folgende Punkte geprüft werden:

• Adressdaten sind korrekt

• Die Bestellung ist komplett

• Verpackung ist unbeschädigt

Ein professionelles Versandetiketten-System verbessert nicht nur die Abläufe, sondern stärkt auch das Markenerlebnis durch gebrandete Tracking-Seiten.

Retourenprozess

Nach einem erfolgreichen Versand ist ein gut organisierter Retourenprozess entscheidend, um Kunden zufriedenzustellen. Er sorgt nicht nur für reibungslose Abläufe, sondern trägt auch zum langfristigen Geschäftserfolg bei.

Effiziente Retouren-Abwicklung

Eine gut strukturierte Retouren-Abwicklung stellt sicher, dass Rücksendungen schnell und zuverlässig bearbeitet werden. Dazu gehören:

• Qualitätskontrolle: Prüfung des Artikelzustands bei Rücksendung.

• Dokumentation: Nachvollziehbare Erfassung des Zustands und der Rücksendegründe.

• Klare Abläufe: Einheitliche Prozesse für Rückerstattungen und Wiedereinlagerung.

Diese Schritte gewährleisten, dass Kunden ein konsistentes und positives Erlebnis haben. Klare Vorgaben schaffen zudem Transparenz und erleichtern die Bearbeitung.

Rückgaberichtlinien klar kommunizieren

Gut verständliche Rückgaberichtlinien reduzieren Unsicherheiten und Rückfragen. Sie sollten folgende Punkte abdecken:

• Rückgabefrist: Zum Beispiel 14 oder 30 Tage.

• Artikelzustand: Anforderungen wie originalverpackt oder unbenutzt.

• Erforderliche Unterlagen: Retourenschein, Rechnung oder andere Nachweise.

• Kostenregelung: Klärung, wer die Rücksendekosten trägt.

Diese Informationen sollten an mehreren Stellen sichtbar sein, etwa im Bestellprozess, in der Auftragsbestätigung, auf Produktseiten, in den FAQ und im Footer der Website.

Durch die systematische Analyse von Retourengründen können häufige Probleme erkannt und behoben werden. So lassen sich sowohl Produktbeschreibungen als auch der gesamte Retourenprozess gezielt verbessern.

Performance-Tracking

Regelmäßiges Performance-Tracking hilft Ihnen, die Abläufe in Ihrem Shopify-Shop gezielt zu verbessern. Mit den passenden Kennzahlen und Analyse-Tools können Sie Prozesse effizienter gestalten und die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigern.

Wichtige Kennzahlen

Für ein erfolgreiches Fulfillment sind bestimmte Kennzahlen entscheidend. Diese lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen:

Eine regelmäßige Analyse dieser Werte hilft Ihnen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen. Ein zentraler Wert ist die Perfect Order Rate – der Anteil der Bestellungen, die pünktlich, vollständig und ohne Fehler ausgeliefert werden. Durchschnittlich liegt dieser Wert bei etwa 90 %.

Monatliche Analysen

Auf Basis der oben genannten Kennzahlen sollten Sie Ihre Prozesse monatlich überprüfen. Dabei sind folgende Punkte besonders wichtig:

• Bestellzykluszeit: Zeitraum vom Auftragseingang bis zur Lieferung

• Retourenquote: Verhältnis von Rücksendungen zu Gesamtbestellungen

• Lagerkosten: Durchschnittliche Kosten pro Bestellung und Lagertag

Durch die Analyse dieser Daten können Sie Engpässe frühzeitig identifizieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Die Ergebnisse können direkt in das ROYCE Dashboard integriert werden, um weitere Optimierungen zu erleichtern.

Dashboard-Übersicht

Das ROYCE Fulfillment Dashboard bietet Ihnen Echtzeit-Einblicke in relevante Leistungskennzahlen. Ergänzend dazu liefern die integrierten Shopify-Berichte detaillierte Analysen:

• "Orders over time": Zeigt Bestellvolumen und durchschnittlichen Bestellwert

• "Order to delivery speed": Analysiert die Zeit vom Auftrag bis zur Lieferung

• "Orders fulfilled over time": Visualisiert die Effizienz des Fulfillment-Prozesses

Die Kombination aus dem ROYCE Dashboard und Shopify-Berichten ermöglicht eine umfassende Übersicht über Ihre Fulfillment-Leistung. Besonders hilfreich ist der Bericht "Order to delivery speed", der Verzögerungen im Prozess aufzeigt und Ihnen hilft, die Lieferzeiten zu verbessern.

Fazit

Wichtige Punkte

Ein gut funktionierendes Fulfillment-System ist entscheidend für den Erfolg Ihres Shopify-Shops. Diese Checkliste zeigt, dass eine strukturierte Vorgehensweise in Bereichen wie Auftragsabwicklung, Lagerhaltung und Versand unerlässlich ist.

Die Auftragsabwicklung sollte nahtlos ablaufen – von der Bestellannahme bis zur Lieferung. Eine präzise Bestandsführung hilft, Verzögerungen zu vermeiden.

Beim Lagermanagement sorgt eine regelmäßige Überprüfung der Lagerbestände dafür, dass Ressourcen effizient genutzt werden.

Ein reibungsloser Versandprozess mit durchdachten Optionen und effizienter Abwicklung trägt dazu bei, Kosten zu senken und Lieferzeiten zu verkürzen.

Zusätzlich bietet ROYCE Fulfillment Möglichkeiten, diese Prozesse weiter zu verbessern.

Vorteile von ROYCE Fulfillment

Mit ROYCE Fulfillment können Sie Ihre Shopify-Abläufe effizienter gestalten:

Das ROYCE Dashboard bietet Ihnen eine präzise Überwachung wichtiger Kennzahlen. Dank der automatischen Synchronisation mit Ihrem Shopify-Shop werden manuelle Eingriffe minimiert, wodurch Fehlerquellen reduziert werden.

Related posts

• Fulfillment für TikTok Shops: Wie Du Deine Bestellungen effizient abwickelst